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第一步，為每一臺印刷機制訂基準（定標）
從車間每個月要印刷的印件中選出一個典型作業(yè)或某一類型的作業(yè)，記錄下印刷準備和印刷運行等各個環(huán)節(jié)的有關(guān)信息，包括印刷準備時間、印刷速度、廢品張數(shù)、停機次數(shù)、印刷機停機清洗橡皮布的次數(shù)、橡皮布故障，以及環(huán)狀白斑等數(shù)據(jù)，并記錄下每次發(fā)生停機的原因和時間。
然后，根據(jù)記錄為每個班次進行定標，而且要具體到每一個印刷機操作人員。有了基準之后，就可以據(jù)此來衡量采取改進措施后生產(chǎn)效率提高的程度。
第二步，清潔印刷車間
按照精益生產(chǎn)的要求，建立一個5S計劃，并完成五個清理步驟，即整理（Separate）、整頓（Straighten）、 清掃（Scrub）、清潔（Spread）和素養(yǎng)（Systematize）。在開始此項工作之前，企業(yè)或車間領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)當(dāng)清理一下自己的辦公室，為整個企業(yè)或車間做出樣板。
第三步，請設(shè)備制造商幫忙解決設(shè)備存在的問題
帶“病”運行的印刷機很難提高效率，所以要與設(shè)備制造商一起檢查樣張，并向他們說明要在印刷機上解決什么問題，獲得他們的幫助。這樣做可能需要一定的成本投入，但是卻能解決印刷機部件磨損或損壞問題。
對于印刷車間而言，每個月都要對印刷作業(yè)重新進行測量，這樣就有可能看到顯著的改善。
第四步，在進一步改進中讓相關(guān)人員參與進來
相關(guān)人員，包括操作人員、設(shè)備維護人員以及中層管理人員，都會有自己的想法和建議。應(yīng)該仔細傾聽他們的建議，如果恰當(dāng)合適就要付諸實施。
此外，還有一種激將法，即把一段時間內(nèi)的有關(guān)生產(chǎn)效率的數(shù)字張貼出來，稍顯落后的團隊就會努力進行改進。
比如，一個車間的印前準備時間在20分鐘之內(nèi)，另一個具有相同設(shè)備的印刷車間則需要40分鐘，那么落后的車間或機組一定會想辦法甩掉落后的帽子。
