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另一方面，某些大型企業(yè)可能會保留變革管理所需的人才，但卻依然無法維持變革動力。他們往往把過多的精力投入在初期的變革規(guī)劃上，而當(dāng)真正開始執(zhí)行時，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)早已對變革產(chǎn)生了厭煩情緒，不愿意投入更多資源開展與變革相關(guān)的活動。簡言之，在錯誤時間開展的變革管理所帶來的改變通常是微乎其微的。
當(dāng)涉及到大規(guī)模變革管理的時候，以下幾個問題可能會讓你徹夜難眠：如何進(jìn)行轉(zhuǎn)型管理并衡量轉(zhuǎn)型成效?誰有權(quán)促成變革?我們應(yīng)衡量哪些指標(biāo)，如何衡量?如何組織變革管理活動以確保在恰當(dāng)?shù)臅r間開展恰當(dāng)?shù)男袆?為了正確回答以上問題，我們首先應(yīng)重新思考一下傳統(tǒng)的變革管理模式。
“更精益”的變革模式
多年來，各公司都在生產(chǎn)及運(yùn)營領(lǐng)域中運(yùn)用了精益管理技術(shù)，旨在通過減少資源浪費(fèi)(無論是人力還是物力)提高質(zhì)量與效率(參閱：變革管理中的精益原則)。為何不能將同樣的技術(shù)用于變革管理呢?正如資源浪費(fèi)和勞動力管理不善會導(dǎo)致業(yè)務(wù)受挫，無效的變革管理也會導(dǎo)致轉(zhuǎn)型失敗。
精益原則如何才能在變革管理中加以應(yīng)用呢?首先，精益原則有助于確定必要的變革——需要做出哪些決策以及必須建立哪些管理上的里程碑。其次，這些里程碑被劃分至各個階段，以減少在錯誤時間開展低效活動的次數(shù)。規(guī)劃時必須采用自上而下的方式，且側(cè)重于關(guān)鍵里程碑事件，特別是管理層面的里程碑。通常，公司總部會時不時地制定一些詳細(xì)的轉(zhuǎn)型計劃，并即刻發(fā)送偏遠(yuǎn)地區(qū)的負(fù)責(zé)人，這可能導(dǎo)致偏遠(yuǎn)地區(qū)的經(jīng)理忽視重要的里程碑。與零部件正好在安裝前送達(dá)工廠的有效生產(chǎn)流程相似的是，準(zhǔn)時變革管理可以確保在恰當(dāng)?shù)臅r間做恰當(dāng)?shù)氖虑椤?/p>
考慮到這一點(diǎn)，我們就可以采用精益變革管理模式來應(yīng)對企業(yè)轉(zhuǎn)型帶來的挑戰(zhàn)。
你可以將這一模式看作是教練手中的戰(zhàn)術(shù)手冊：只要確定了主要策略——即“戰(zhàn)術(shù)”，你就可以實(shí)施低浪費(fèi)、高效率的變革管理，從而確保維持變革動力直至最終實(shí)現(xiàn)成功轉(zhuǎn)型。戰(zhàn)術(shù)手冊可以將項(xiàng)目愿景轉(zhuǎn)化為管理框架，明確定義主要工作流、資源及時間框架。
戰(zhàn)術(shù)手冊：實(shí)施及益處
為了應(yīng)用戰(zhàn)術(shù)手冊，首先必須建立一個治理機(jī)構(gòu)，并將監(jiān)督權(quán)分配給變革項(xiàng)目發(fā)起人，或者更直接地分配給變革管理領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)。為了成功推進(jìn)變革，這些團(tuán)隊(duì)要明確界定角色和職責(zé)，并定期召開會議。我們發(fā)現(xiàn)，最理想的變革模式由一個中心變革團(tuán)隊(duì)和多個業(yè)務(wù)單元團(tuán)隊(duì)構(gòu)成，兩者直接與變革管理的中心領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)共同協(xié)作(見圖1)。
戰(zhàn)術(shù)手冊檢查清單概括了主要的里程碑事件、所需做出的決策和階段，并為監(jiān)控進(jìn)展和討論里程碑事件的實(shí)現(xiàn)時間提供參考依據(jù)。類似于精益生產(chǎn)中的“拉動式”原則，如果未能實(shí)現(xiàn)某個里程碑，革團(tuán)隊(duì)在完成當(dāng)前任務(wù)前將不會開始下一個任務(wù)，以便更快解決問題，防止重復(fù)運(yùn)作。正是應(yīng)用了精益生產(chǎn)戰(zhàn)略，變革負(fù)責(zé)人可以監(jiān)控各項(xiàng)活動，從而確保在恰當(dāng)?shù)臅r間內(nèi)以恰當(dāng)?shù)募?xì)致程度執(zhí)行任務(wù)。精益變革管理戰(zhàn)術(shù)手冊可以帶來以下五大好處：
更優(yōu)的人力資源使用 通過與中心團(tuán)隊(duì)進(jìn)行協(xié)調(diào)，本地團(tuán)隊(duì)可以實(shí)施預(yù)先設(shè)定的戰(zhàn)略，并減少重復(fù)工作。因此在轉(zhuǎn)型規(guī)劃階段只需要精益管理團(tuán)隊(duì)參與即可，隨后可增加更多人手。
更適時的任務(wù)執(zhí)行 變革團(tuán)隊(duì)具備更有利的條件，可以在恰當(dāng)?shù)臅r間以恰當(dāng)?shù)募?xì)致程度執(zhí)行恰當(dāng)?shù)娜蝿?wù)，即使項(xiàng)目范圍或團(tuán)隊(duì)人員發(fā)生變化時也不例外。
更透明的進(jìn)展衡量 變革方案往往由于缺乏衡量變革團(tuán)隊(duì)進(jìn)展的方法而失敗。此時我們就可以利用戰(zhàn)術(shù)手冊來解決這一難題，戰(zhàn)術(shù)手冊可以通過突出不同工作流的潛在威脅確保按部就班地開展變革。這樣，變革團(tuán)隊(duì)就能清楚地知道他們應(yīng)該利用哪些“戰(zhàn)術(shù)”來應(yīng)對各種難題，從而推動變革進(jìn)展。
更一致的變革準(zhǔn)備程度 由于戰(zhàn)術(shù)由中心變革團(tuán)隊(duì)制定，并通過本地變革團(tuán)隊(duì)
加以完善，因此所有的業(yè)務(wù)單元幾乎開展的都是一系列類似的活動。這樣保證了所有業(yè)務(wù)單元的一致性，以及全球戰(zhàn)略部署的協(xié)調(diào)性。戰(zhàn)術(shù)手冊統(tǒng)一闡釋了各單元的變革準(zhǔn)備程度，從而可以確保所有相關(guān)方了解其他各方的進(jìn)度狀態(tài)。
“戰(zhàn)術(shù)手冊”的實(shí)際應(yīng)用
近期我們剛剛為一家大型全球零售商完成了供應(yīng)鏈轉(zhuǎn)型，此項(xiàng)目涉及不同水平的可用資源，涵蓋變革準(zhǔn)備程度的各個不同階段。成本節(jié)約目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)取決于計劃部署的有效性。鑒于該項(xiàng)目的復(fù)雜度，中心團(tuán)隊(duì)不得不邀請眾多利益相關(guān)方參與，同時提供恰當(dāng)?shù)木唧w細(xì)節(jié)，以此幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在有限的時間和資源范圍內(nèi)作出正確的決策。
下圖揭示了精益變革管理戰(zhàn)術(shù)手冊的各個階段，該手冊將有助于確保恰當(dāng)?shù)刈R別風(fēng)險，并作出早期決策(見圖2)。
項(xiàng)目啟動 照治理模式指派變革管理負(fù)責(zé)人，以應(yīng)對全國范圍內(nèi)部署的規(guī)模與復(fù)雜度。為各工作流指派中心團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人，作為聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，以交流信息、促進(jìn)溝通和解決問題。各地代表擔(dān)任國內(nèi)項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)表達(dá)本地團(tuán)隊(duì)意見，向中心團(tuán)隊(duì)提供最新信息。由一名國際負(fù)責(zé)人監(jiān)管全球范圍內(nèi)的部署情況，并擔(dān)當(dāng)中心團(tuán)隊(duì)與各國家團(tuán)隊(duì)之間的聯(lián)絡(luò)人。
戰(zhàn)略定義 革團(tuán)隊(duì)制定了部署工作的方向及指導(dǎo)方針，并確定核心要素與工作流。同時我們還制定了轉(zhuǎn)型路線圖、職能計劃和利益相關(guān)方的過渡計劃，并且確定了變革管理資源、項(xiàng)目溝通與培訓(xùn)和實(shí)施支持。另外，我們還在各階段按照恰當(dāng)?shù)脑敿?xì)程度為各工作流定義了主要決策和里程碑事件，記錄了當(dāng)前度量體系和關(guān)鍵績效指標(biāo)。團(tuán)隊(duì)同時也重新審查了原始業(yè)務(wù)變革案例，以確保制定出恰當(dāng)?shù)暮饬恐笜?biāo)。
詳細(xì)規(guī)劃 團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)制訂詳細(xì)的計劃來管理與實(shí)施變革計劃。我們對直接與轉(zhuǎn)型掛鉤的關(guān)鍵績效指標(biāo)進(jìn)行優(yōu)先排序、分類并與所有利益相關(guān)方共享。我們設(shè)計了一張業(yè)務(wù)準(zhǔn)備進(jìn)度記分卡，以顯示所有地區(qū)的部署狀態(tài)(見圖3)。
部署準(zhǔn)備 中心團(tuán)隊(duì)及各業(yè)務(wù)單元團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)完成具體任務(wù)，并由中心領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)實(shí)施績效監(jiān)控與成果輸出。以上團(tuán)隊(duì)與利益相關(guān)方確定關(guān)鍵績效指標(biāo)，制作管理信息窗口和報告，并制定實(shí)施前基準(zhǔn)。變革經(jīng)理參加每周例會，在會上檢查各個業(yè)務(wù)單元的進(jìn)展情況，確保所有業(yè)務(wù)單元都把重點(diǎn)放在最緊要的里程碑事件上。此外，還需要更新中心檢查清單庫中的審查信息，以便各個業(yè)務(wù)單元之間可以互相跟蹤實(shí)時進(jìn)展，并就遇到的問題與中心團(tuán)隊(duì)溝通。檢查清單的審查通常通過召開一系列會議以及與各主要相關(guān)方通話的方式來進(jìn)行。
執(zhí)行 在精益原則的指導(dǎo)下，經(jīng)過數(shù)月的準(zhǔn)備后，真正的部署工作開始了。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將報告維護(hù)的職責(zé)轉(zhuǎn)交給運(yùn)營團(tuán)隊(duì)，且所有利益相關(guān)方通過自動化管理信息窗口和報告獲得匯總結(jié)果。盡管公司擁有的資源有限，但精益變革管理卻基本確保了轉(zhuǎn)型成功。
成功的轉(zhuǎn)型始于營造一個有利于變革的環(huán)境，因此，無論我們?nèi)绾沃匾曋贫▌討B(tài)且具有成本效益的變革實(shí)施計劃也不會顯得過分。今天的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人如果能采用在精簡生產(chǎn)方面已經(jīng)成功發(fā)揮作用的精益原則，就一定能夠找到實(shí)現(xiàn)成功變革的戰(zhàn)術(shù)手冊。
變革管理中的精益原則
精益原則有助于減少變革管理中的各種浪費(fèi)現(xiàn)象，包括不必要的會議、差旅、任務(wù)、運(yùn)營活動及閑置
時間。下文列舉了一些常用的精益原則以及如何在變革管理中加以應(yīng)用。
準(zhǔn)時生產(chǎn)。所有任務(wù)劃分至各個工作流和不同階段，以確保在恰當(dāng)?shù)臅r間做恰當(dāng)?shù)墓ぷ鳌?/p>
持續(xù)維護(hù)。采用記分卡評估風(fēng)險，并在早期識別問題。
持續(xù)改進(jìn)。持續(xù)更新各工作流的任務(wù)，反映出從中獲得的新經(jīng)驗(yàn);剔除多余的工作。
從源頭確保質(zhì)量。只有確保真正完成前一階段的任務(wù)后方可進(jìn)入下一階段。
將所有利益相關(guān)方視為合伙人。所有核心及非核心團(tuán)隊(duì)均參與執(zhí)行與匯報，以此激勵他們做出最大的努力。小批量生產(chǎn)。所有任務(wù)劃分至各個工作流和階段，以降低前期工作量，并減少不同工作之間的生產(chǎn)等待時間。員工授權(quán)與發(fā)展。團(tuán)隊(duì)成員共同承擔(dān)各工作流的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)更加靈活的勞動力安排。
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