入庫管理
存放紙張的倉庫要具備防火、防水、防盜、防鼠蟲等基本條件。紙張入庫時要防止碰撞，嚴禁野蠻卸紙，不能使用有損紙張的工具卸紙。不許將卷筒紙和采用木夾板包裝的紙件從高處推下。倉庫管理人員要依據供應商提供的供貨清單列表，逐一核對產品名稱、規(guī)格、數量等信息，并逐件、逐卷、逐令的檢查產品是否有破損、顯碳（票據用紙）等情況，確認無誤后，辦理入庫手續(xù)。
入庫手續(xù)的辦理需認真填寫入庫單，如上圖所示，包括供貨單位、入庫時間、入庫單號、編號、產品名稱、規(guī)格、數量、單位、批號等項目，并需主管領導、驗貨人、倉庫管理人員共同簽字，并且登記在保管臺賬上。保管臺賬記錄項目包括臺賬編號、紙張名稱、規(guī)格、計量單位、庫存結余數量、入庫時間、入庫單號、入庫數量、出庫單號、出庫數量、備注。以上每項都應認真填寫，以供盤點核對或相關電子信息丟失時使用。
入庫單填寫完成后，需通過手持條碼閱讀器掃描紙張外包裝上的條形碼，將入庫紙張的相關信息快速導入到計算機系統(tǒng)中。紙張外包裝上沒有條形碼的需補貼自用條形碼，并現場錄入相關數據。然后掃描入庫單條形碼，將入庫單中未導入的信息錄入到計算機系統(tǒng)中。經數據處理后，所有入庫信息便可通過網絡共享呈現在各相關部門的電腦上。
庫中管理
紙張入庫后，可根據需要破拆包裝。用于紙張包裝的木托盤、木夾板、塑料壓縮膜、塑料封條、鋼封條等可一一分類回收，以便二次利用，這也是印刷企業(yè)節(jié)能減排管理體系的具體措施，有助于印刷企業(yè)實施綠色印刷。
紙張的正確存放是紙張倉庫管理的重要環(huán)節(jié)之一。印刷企業(yè)要按照編號、庫存狀態(tài)控制、庫存流動控制、庫存盤點等信息化管理程序，對紙張根據不同的品種、規(guī)格、數量進行分類存放。紙張往往有較高的親水性，因此不能直接將其放在地上，以免紙張吸潮發(fā)霉，而應將其放在托盤上，這樣不僅有利于通風，還便于進行叉車轉運、碼垛等。紙張碼垛要整齊、牢固，并與地面垂直，以免傾倒傷人。堆放卷筒紙時還應注意切不可平放，應將端面放在托盤上，并將紙卷的高度限制在規(guī)定范圍之內。
在倉庫的空間安排上，可以將倉庫進行合理分區(qū)。我廠將紙張倉庫細化成了幾大區(qū)域：特殊用紙區(qū)、普通用紙區(qū)、常用用紙區(qū)、不常用用紙區(qū)等。存放紙張的倉庫應做到“二齊”（紙張擺放整齊、庫容干凈整齊）、“三清”（品種清、規(guī)格清、數量清）和“四定位”（按區(qū)、排、架、位定位）。此外，在堆放紙張時，還應留有足夠空間。如叉車通道寬度應不小于2米，紙堆行距應不小于0.3米，紙張擺放距離庫房墻面應不小于0.5米。
在倉庫的環(huán)境控制上，應保持適宜的溫度（18～20℃）和相對濕度（40%～65%），并保持良好的通風。
在庫中管理中，印刷企業(yè)要有防范各種突發(fā)事件的風險意識，并應具備充分的預警機制。在這方面，我廠利用了消防警報裝置、紅外線防盜預警裝置、電子滅鼠滅蟲裝置等信息技術手段，進行倉庫的防火、防盜、防雨水、防鼠蟲管理，以及溫度、濕度等項目的監(jiān)控。當出現自動報警或提示時，我們會及時做出相關處理。
出庫管理
倉庫管理人員在接到用紙申請單后，應仔細核對用紙申請單相關信息，然后為其辦理出庫。我廠在出庫過程中，采取倉庫管理“先進先出”的通用原則，以減少紙張的整體庫存時間，保障紙張的質量穩(wěn)定。按照申請用紙數量，根據“能多出不少出”的原則進行出庫，出庫后請生產負責人核對無誤后，在用紙申請單上簽字。此外，在卷筒紙出庫時，應特別注意按紙卷上的箭頭方向推移，以防止松卷。
對于在生產中出現質量問題的紙張，生產操作者要保留合格證等相關信息，并與倉庫管理人員溝通確認返庫。紙張質量問題應追溯到紙張生產廠家具體生產班次的相關負責人。對于生產剩余的紙張，要寫明名稱、數量、規(guī)格等信息，采用近似原包裝的方式用塑料布包好，并與生產操作者確認簽字后返庫。返庫后要參考電腦信息，核對是否準確。
此外，要時常檢查電腦信息與庫中實物是否賬物相等。每月進行庫存盤點，看庫存盤點表是否在合理變動范圍之內，若有不符，查明原因（主要包括紙張定量和數量差異），并報給主管領導核準，以便及時調整，做到準確無誤。根據各部門工作生產要求，倉庫所有信息體現在所需部門工作平臺上，信息透明實現共享。這樣有利于各部門之間協(xié)調工作、合理安排生產，節(jié)省資源。
儲存庫管理
紙張從倉庫轉移到生產車間后，二者溫、濕度的差異往往會影響紙張質量，從而導致生產故障。因此，相對穩(wěn)定且與生產車間一致的儲存環(huán)境有利于提高生產質量。儲存庫就是紙張從倉庫轉移到生產車間前，用來穩(wěn)定紙張溫濕度的地方。目前，儲存庫的重要性已經得到印刷行業(yè)認可，是每個印刷企業(yè)必備的特殊庫房之一。
根據生產用紙計劃，應提前把生產用紙備好，放到儲存庫中，并加強儲存庫管理，嚴格按照倉庫管理制度、專人專庫制度、嚴格登記制度，控制相關人員進出，禁止無關人員進出。儲存庫可通過溫、濕度控制裝置等技術手段，來保持與印刷環(huán)境相近的環(huán)境，提高印刷品質。
此外，為了更好地進行倉庫管理，在制度方面，我廠建立了庫房管理制度、材料保管制度、保管員管理制度、庫房的“五防”“二專”制度等，并規(guī)范了倉庫管理人員職責。在人員管理上，要求倉庫管理人員有著良好的素質，嚴謹認真、一絲不茍的工作態(tài)度，高度的責任感以及良好的團隊協(xié)作精神。
我廠通過將傳統(tǒng)倉庫管理方式和信息化倉庫管理手段有效結合，使得倉庫管理更加科學化、規(guī)范化、制度化和現代化，為企業(yè)生產提供了保障。
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