另一方面,某些大型企業(yè)可能會保留變革管理所需的人才,但卻依然無法維持變革動力。他們往往把過多的精力投入在初期的變革規(guī)劃上,而當真正開始執(zhí)行時,項目團隊早已對變革產(chǎn)生了厭煩情緒,不愿意投入更多資源開展與變革相關(guān)的活動。簡言之,在錯誤時間開展的變革管理所帶來的改變通常是微乎其微的。
當涉及到大規(guī)模變革管理的時候,以下幾個問題可能會讓你徹夜難眠:如何進行轉(zhuǎn)型管理并衡量轉(zhuǎn)型成效?誰有權(quán)促成變革?我們應(yīng)衡量哪些指標,如何衡量?如何組織變革管理活動以確保在恰當?shù)臅r間開展恰當?shù)男袆?為了正確回答以上問題,我們首先應(yīng)重新思考一下傳統(tǒng)的變革管理模式。
“更精益”的變革模式
多年來,各公司都在生產(chǎn)及運營領(lǐng)域中運用了精益管理技術(shù),旨在通過減少資源浪費(無論是人力還是物力)提高質(zhì)量與效率(參閱:變革管理中的精益原則)。為何不能將同樣的技術(shù)用于變革管理呢?正如資源浪費和勞動力管理不善會導致業(yè)務(wù)受挫,無效的變革管理也會導致轉(zhuǎn)型失敗。
精益原則如何才能在變革管理中加以應(yīng)用呢?首先,精益原則有助于確定必要的變革——需要做出哪些決策以及必須建立哪些管理上的里程碑。其次,這些里程碑被劃分至各個階段,以減少在錯誤時間開展低效活動的次數(shù)。規(guī)劃時必須采用自上而下的方式,且側(cè)重于關(guān)鍵里程碑事件,特別是管理層面的里程碑。通常,公司總部會時不時地制定一些詳細的轉(zhuǎn)型計劃,并即刻發(fā)送偏遠地區(qū)的負責人,這可能導致偏遠地區(qū)的經(jīng)理忽視重要的里程碑。與零部件正好在安裝前送達工廠的有效生產(chǎn)流程相似的是,準時變革管理可以確保在恰當?shù)臅r間做恰當?shù)氖虑椤?/p>
考慮到這一點,我們就可以采用精益變革管理模式來應(yīng)對企業(yè)轉(zhuǎn)型帶來的挑戰(zhàn)。
你可以將這一模式看作是教練手中的戰(zhàn)術(shù)手冊:只要確定了主要策略——即“戰(zhàn)術(shù)”,你就可以實施低浪費、高效率的變革管理,從而確保維持變革動力直至最終實現(xiàn)成功轉(zhuǎn)型。戰(zhàn)術(shù)手冊可以將項目愿景轉(zhuǎn)化為管理框架,明確定義主要工作流、資源及時間框架。
戰(zhàn)術(shù)手冊:實施及益處
為了應(yīng)用戰(zhàn)術(shù)手冊,首先必須建立一個治理機構(gòu),并將監(jiān)督權(quán)分配給變革項目發(fā)起人,或者更直接地分配給變革管理領(lǐng)導團隊。為了成功推進變革,這些團隊要明確界定角色和職責,并定期召開會議。我們發(fā)現(xiàn),最理想的變革模式由一個中心變革團隊和多個業(yè)務(wù)單元團隊構(gòu)成,兩者直接與變革管理的中心領(lǐng)導團隊共同協(xié)作(見圖1)。
戰(zhàn)術(shù)手冊檢查清單概括了主要的里程碑事件、所需做出的決策和階段,并為監(jiān)控進展和討論里程碑事件的實現(xiàn)時間提供參考依據(jù)。類似于精益生產(chǎn)中的“拉動式”原則,如果未能實現(xiàn)某個里程碑,革團隊在完成當前任務(wù)前將不會開始下一個任務(wù),以便更快解決問題,防止重復運作。正是應(yīng)用了精益生產(chǎn)戰(zhàn)略,變革負責人可以監(jiān)控各項活動,從而確保在恰當?shù)臅r間內(nèi)以恰當?shù)募氈鲁潭葓?zhí)行任務(wù)。精益變革管理戰(zhàn)術(shù)手冊可以帶來以下五大好處:
更優(yōu)的人力資源使用 通過與中心團隊進行協(xié)調(diào),本地團隊可以實施預先設(shè)定的戰(zhàn)略,并減少重復工作。因此在轉(zhuǎn)型規(guī)劃階段只需要精益管理團隊參與即可,隨后可增加更多人手。
更適時的任務(wù)執(zhí)行 變革團隊具備更有利的條件,可以在恰當?shù)臅r間以恰當?shù)募氈鲁潭葓?zhí)行恰當?shù)娜蝿?wù),即使項目范圍或團隊人員發(fā)生變化時也不例外。
更透明的進展衡量 變革方案往往由于缺乏衡量變革團隊進展的方法而失敗。此時我們就可以利用戰(zhàn)術(shù)手冊來解決這一難題,戰(zhàn)術(shù)手冊可以通過突出不同工作流的潛在威脅確保按部就班地開展變革。這樣,變革團隊就能清楚地知道他們應(yīng)該利用哪些“戰(zhàn)術(shù)”來應(yīng)對各種難題,從而推動變革進展。
更一致的變革準備程度 由于戰(zhàn)術(shù)由中心變革團隊制定,并通過本地變革團隊
加以完善,因此所有的業(yè)務(wù)單元幾乎開展的都是一系列類似的活動。這樣保證了所有業(yè)務(wù)單元的一致性,以及全球戰(zhàn)略部署的協(xié)調(diào)性。戰(zhàn)術(shù)手冊統(tǒng)一闡釋了各單元的變革準備程度,從而可以確保所有相關(guān)方了解其他各方的進度狀態(tài)。
“戰(zhàn)術(shù)手冊”的實際應(yīng)用
近期我們剛剛為一家大型全球零售商完成了供應(yīng)鏈轉(zhuǎn)型,此項目涉及不同水平的可用資源,涵蓋變革準備程度的各個不同階段。成本節(jié)約目標的實現(xiàn)取決于計劃部署的有效性。鑒于該項目的復雜度,中心團隊不得不邀請眾多利益相關(guān)方參與,同時提供恰當?shù)木唧w細節(jié),以此幫助項目團隊在有限的時間和資源范圍內(nèi)作出正確的決策。
下圖揭示了精益變革管理戰(zhàn)術(shù)手冊的各個階段,該手冊將有助于確保恰當?shù)刈R別風險,并作出早期決策(見圖2)。
項目啟動 照治理模式指派變革管理負責人,以應(yīng)對全國范圍內(nèi)部署的規(guī)模與復雜度。為各工作流指派中心團隊負責人,作為聯(lián)絡(luò)點,以交流信息、促進溝通和解決問題。各地代表擔任國內(nèi)項目經(jīng)理,負責表達本地團隊意見,向中心團隊提供最新信息。由一名國際負責人監(jiān)管全球范圍內(nèi)的部署情況,并擔當中心團隊與各國家團隊之間的聯(lián)絡(luò)人。
戰(zhàn)略定義 革團隊制定了部署工作的方向及指導方針,并確定核心要素與工作流。同時我們還制定了轉(zhuǎn)型路線圖、職能計劃和利益相關(guān)方的過渡計劃,并且確定了變革管理資源、項目溝通與培訓和實施支持。另外,我們還在各階段按照恰當?shù)脑敿毘潭葹楦鞴ぷ髁鞫x了主要決策和里程碑事件,記錄了當前度量體系和關(guān)鍵績效指標。團隊同時也重新審查了原始業(yè)務(wù)變革案例,以確保制定出恰當?shù)暮饬恐笜恕?/p>
詳細規(guī)劃 團隊負責制訂詳細的計劃來管理與實施變革計劃。我們對直接與轉(zhuǎn)型掛鉤的關(guān)鍵績效指標進行優(yōu)先排序、分類并與所有利益相關(guān)方共享。我們設(shè)計了一張業(yè)務(wù)準備進度記分卡,以顯示所有地區(qū)的部署狀態(tài)(見圖3)。
部署準備 中心團隊及各業(yè)務(wù)單元團隊負責完成具體任務(wù),并由中心領(lǐng)導層負責實施績效監(jiān)控與成果輸出。以上團隊與利益相關(guān)方確定關(guān)鍵績效指標,制作管理信息窗口和報告,并制定實施前基準。變革經(jīng)理參加每周例會,在會上檢查各個業(yè)務(wù)單元的進展情況,確保所有業(yè)務(wù)單元都把重點放在最緊要的里程碑事件上。此外,還需要更新中心檢查清單庫中的審查信息,以便各個業(yè)務(wù)單元之間可以互相跟蹤實時進展,并就遇到的問題與中心團隊溝通。檢查清單的審查通常通過召開一系列會議以及與各主要相關(guān)方通話的方式來進行。
執(zhí)行 在精益原則的指導下,經(jīng)過數(shù)月的準備后,真正的部署工作開始了。項目團隊將報告維護的職責轉(zhuǎn)交給運營團隊,且所有利益相關(guān)方通過自動化管理信息窗口和報告獲得匯總結(jié)果。盡管公司擁有的資源有限,但精益變革管理卻基本確保了轉(zhuǎn)型成功。
成功的轉(zhuǎn)型始于營造一個有利于變革的環(huán)境,因此,無論我們?nèi)绾沃匾曋贫▌討B(tài)且具有成本效益的變革實施計劃也不會顯得過分。今天的業(yè)務(wù)負責人如果能采用在精簡生產(chǎn)方面已經(jīng)成功發(fā)揮作用的精益原則,就一定能夠找到實現(xiàn)成功變革的戰(zhàn)術(shù)手冊。
變革管理中的精益原則
精益原則有助于減少變革管理中的各種浪費現(xiàn)象,包括不必要的會議、差旅、任務(wù)、運營活動及閑置
時間。下文列舉了一些常用的精益原則以及如何在變革管理中加以應(yīng)用。
準時生產(chǎn)。所有任務(wù)劃分至各個工作流和不同階段,以確保在恰當?shù)臅r間做恰當?shù)墓ぷ鳌?/p>
持續(xù)維護。采用記分卡評估風險,并在早期識別問題。
持續(xù)改進。持續(xù)更新各工作流的任務(wù),反映出從中獲得的新經(jīng)驗;剔除多余的工作。
從源頭確保質(zhì)量。只有確保真正完成前一階段的任務(wù)后方可進入下一階段。
將所有利益相關(guān)方視為合伙人。所有核心及非核心團隊均參與執(zhí)行與匯報,以此激勵他們做出最大的努力。小批量生產(chǎn)。所有任務(wù)劃分至各個工作流和階段,以降低前期工作量,并減少不同工作之間的生產(chǎn)等待時間。員工授權(quán)與發(fā)展。團隊成員共同承擔各工作流的職責,實現(xiàn)更加靈活的勞動力安排。
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